Pengurusan projek
Matlamat bab ini
- Murid boleh mentakrifkan pengurusan projek reka bentuk, iaitu skop kerja, tempoh masa dan kos projek (2.1.1)
- Murid boleh menjana idea reka bentuk untuk menyelesaikan masalah (2.1.2)
- Murid boleh mengenal pasti langkah pengurusan pelaksanaan projek, iaitu perancangan, penjadualan dan pengawalan (2.1.3)
- Murid boleh merangka perancangan projek, termasuk tugas pengurus projek, blok hubungan aktiviti dan carta Gantt (2.1.4)
- Murid boleh menganalisis perancangan projek dan menyediakan jadual kerja (2.1.5)
- Murid boleh menyediakan anggaran kos menggunakan kaedah unit/kuantiti dan konsep SMART (2.1.6)
- Murid boleh merancang pembentukan kumpulan kerja berdasarkan tugas dan peranan (2.1.7)

Foto: buku teks Reka Bentuk dan Teknologi Tingkatan 1, ms. 30.
Penghasilan reka bentuk perlu dirancang dengan baik supaya matlamat projek tercapai. Pengurusan projek melibatkan proses menentukan skop kerja, kos projek dan tempoh masa pelaksanaan, dari awal sehingga projek siap.
2.1.1Definisi pengurusan projek reka bentuk
Ketua projek perlu menguruskan sumber, pengetahuan, kemahiran dan teknik dengan bijak. Ketiga-tiga komponen besar pengurusan ini dipersetujui bersama pelanggan.
| Komponen | Maksud |
|---|---|
| Skop kerja | Terdiri daripada skop produk dan skop projek. Skop produk: kualiti, ciri dan fungsi reka bentuk yang dikehendaki. Skop projek: kepimpinan dan pengurusan terhadap masa, bahan, maklumat, ruang dan ahli kumpulan. |
| Tempoh masa | Tempoh yang ditetapkan untuk menyempurnakan sesuatu projek. Projek yang siap dalam tempoh yang dipersetujui menunjukkan pengurusan yang baik dan cekap. |
| Kos projek | Peruntukan kewangan bagi menjayakan projek: pembayaran upah, pembelian bahan, peralatan, sewaan, insurans dan perbelanjaan mengurus projek. |
Pengurusan projek reka bentuk yang baik melibatkan lima perkara:
Pengurusan yang baik bermula daripada merancang aktiviti projek, menyediakan pelan atau lukisan reka bentuk produk dan menentukan bilangan produk. Kemudian, pelaksanaan dan sumber dikawal supaya produk menepati kualiti dan masa yang ditetapkan.
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
2.1.2Penjanaan idea reka bentuk untuk menyelesaikan masalah
Masalah dapat dikenal pasti melalui pembacaan, pengalaman orang lain, pengalaman diri sendiri, kajian, uji kaji, rungutan pengguna dan pemerhatian yang mendalam terhadap sesuatu suasana.
Idea reka bentuk produk dapat dijana melalui empat langkah:




Foto: buku teks Reka Bentuk dan Teknologi Tingkatan 1, ms. 33–34.
Tahukah anda?
Idea kapal terbang bersayap dijana melalui pemerhatian sayap burung. Ini contoh meniru apa sahaja yang terdapat di persekitaran.Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
2.1.3Langkah pengurusan pelaksanaan projek
Pengurusan pelaksanaan projek melibatkan langkah kerja untuk memperoleh peralatan, bahan dan kemahiran supaya projek dapat disiapkan. Pasukan projek ialah ahli yang paling utama dalam menjalankan ketiga-tiga peringkat pengurusan projek.
Organisasi projek perlu dibentuk untuk memudahkan pelaksanaan. Jadual perancangan juga perlu disediakan supaya projek berjalan lancar dan sempurna.

Di peringkat sekolah, pasukan projek boleh terdiri daripada pengurus projek, setiausaha, bendahari, pereka bentuk dan pembangun mock-up atau model. Ahli pasukan saling bergantung antara satu dengan lain untuk menjayakan projek.

Rajah: buku teks Reka Bentuk dan Teknologi Tingkatan 1, ms. 35.
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
2.1.4Merangka perancangan projek
A. Perancangan projek
Perancangan projek yang baik dapat:
- memastikan objektif tercapai,
- mengelakkan pembaziran sumber, dan
- mencegah gangguan.
Tugas pengurus projek (eksekutif) bersama-sama ahlinya ialah:
| Tugas | Apa yang dilakukan |
|---|---|
| i. Penentuan utama | Menetapkan tujuan projek dan objektif yang hendak dicapai. Mengenal pasti pelanggan, tempoh menyiapkan projek, kos, serta kuantiti dan kualiti yang dikehendaki. |
| ii. Penentuan subutama | Perancangan lebih terperinci: sumber kewangan, keperluan tenaga kerja atau pakar, dokumen perjanjian, syarat serta keselamatan, dan risiko. Juga merancang pengeluaran dan pemasaran produk. |
| iii. Pengelolaan aktiviti | Melaksanakan aktiviti membuat produk, seperti penyediaan brief reka bentuk, penyediaan bahan, konsep reka bentuk serta aliran wang tunai. |
| iv. Matris organisasi atau pasukan | Membentuk pasukan untuk tugas khas. Ahlinya daripada pelbagai latar belakang dan jabatan, seperti kejuruteraan, pemasaran dan pengeluaran. |
B. Penjadualan
Penjadualan masa disediakan untuk menunjukkan anggaran jangka masa yang ditetapkan bagi menyiapkan projek.
Penjadualan boleh dibuat dengan dua cara:
i. Blok hubungan aktiviti melalui rangkaian: menunjukkan perjalanan aktiviti dari satu peringkat ke peringkat lain. Milestone ialah penanda atau perkara yang bakal berlaku mengikut urutan, contohnya aktiviti yang bakal dilalui dalam tempoh masa tertentu.
ii. Carta Gantt atau carta bar: setiap aktiviti projek ditunjukkan bersama-sama tempoh masa perjalanannya. Melalui carta ini, ahli pasukan, khususnya pengurus, dapat mengenal pasti perkembangan dan kedudukan projek dengan cepat melalui gambaran grafik berjadual.
Cara membaca carta Gantt
- Baris = aktiviti; lajur = minggu. Tanda menunjukkan minggu aktiviti itu dijalankan.
- Kira tanda untuk mendapat tempoh: "Memasang bakul" ditanda pada minggu 6, 7 dan 8, jadi tempohnya 3 minggu.
- Aktiviti pada lajur yang sama berjalan serentak: pada minggu 5, "Membuat pesanan", "Mendapatkan bekalan bahan" dan "Menanda, mengukur, memotong" berjalan serentak.
- Keseluruhan projek bakul mengambil masa 9 minggu.
C. Pengawalan
Pengawalan dilakukan sepanjang proses menyiapkan projek. Ia merangkumi pengawalan sumber, kos, kualiti dan belanjawan, terutamanya ketidakpatuhan terhadap penjadualan, kos, piawaian kualiti dan belanjawan.
Tujuan peringkat pengawalan adalah untuk memastikan:
- semua aktiviti yang dikenal pasti dilakukan secara optimum,
- semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa yang telah ditetapkan,
- sumber-sumber yang diperlukan dikenal pasti,
- perubahan dalam penjadualan dibuat sekiranya berlaku sebarang perubahan atau pembaharuan terhadap projek.
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
2.1.5Analisis perancangan projek dan jadual kerja
Garis panduan penjadualan projek (enam langkah):
| Langkah | Huraian |
|---|---|
| 1. Menentukan aktiviti jadual | Skop kerja ditentukan mengikut Struktur Pecahan Kerja. Contoh: pembangun model rumah api perlu mendapatkan lakaran bersaiz, mengukur, menanda, memotong dan mencantum. |
| 2. Menyusun aktiviti mengikut keperluan | Aktiviti dibuat secara berturutan supaya tidak mengganggu perjalanan projek. Contoh: menyediakan lakaran sebelum menyediakan bahan. Ada juga aktiviti yang dilakukan serentak. |
| 3. Menganggarkan sumber yang diperlukan untuk aktiviti | Sumber manusia, bahan dan peralatan bagi setiap aktiviti. |
| 4. Menganggarkan tempoh masa untuk sesuatu aktiviti | Bergantung pada mudah atau kompleks tugasan. Murid boleh mendapatkan pandangan guru mata pelajaran. |
| 5. Membangunkan jadual | Aktiviti disenaraikan dalam jadual kerja bersama tempoh masa (mingguan atau bulanan), disusun mengikut keutamaan. |
| 6. Menganggarkan kos dan menyediakan bajet | Mengira kos modal (kos bahan, alatan, upah dan kos overhed), kemudian menyediakan bajet mengikut bilangan produk. |
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
2.1.6Penyediaan anggaran kos
Penyediaan anggaran kos wajib dilakukan oleh perunding bahan, iaitu tempat rujukan kepada pihak pelanggan. Perunding bahan menyediakan peruntukan kewangan kepada pereka bentuk sebelum reka bentuk dihasilkan.
Terdapat dua kaedah menyediakan anggaran awal kos: kaedah unit/kuantiti dan konsep SMART.
A. Kaedah unit/kuantiti
Anggaran mengikut kuantiti barangan atau perkhidmatan, berdasarkan bilangan unit pengguna (contohnya bilangan murid di sekolah, jemaah di masjid atau kerusi di stadium).
Contoh pengiraan
Kos penyediaan satu barangan ialah RM100.00. Jumlah barangan yang dikehendaki ialah 50 buah.Kos anggaran awal = RM100.00 × 50 unit = RM5 000.00
Pantas dan mudah difahami.
Tidak begitu tepat; tidak mengambil kira keseluruhan kos, seperti kos penghantaran.
B. Konsep SMART
| Huruf | Maksud | Dalam contoh bakul |
|---|---|---|
| S (Specify) | Penetapan tujuan atau objektif projek | Tujuan projek |
| M (Measurable) | Pengukuran pengagihan kewangan dalam kos-kos yang terlibat | Pengukuran pengagihan kewangan |
| A (Attainable) | Projek boleh dilaksanakan dari sudut keupayaan kewangan dan tenaga kerja | Boleh dilaksanakan dan dicapai |
| R (Realistic) | Kesesuaian dengan kehendak pengguna dan dianalisis sama ada kehendak mereka mencapai tujuan projek | Kesesuaian dengan kehendak pengguna |
| T (Time-Bound) | Masa dan sumber kewangan mencukupi untuk menyiapkan projek | Tempoh masa dan sumber kewangan |
Contoh aplikasi SMART: bakul serba guna (buku teks ms. 41–42)
S: Tujuan projek
Nama projek: Bakul serba guna · Tujuan: Hadiah Hari Guru · Bilangan: 100 unit · Sasaran: Guru Sekolah Menengah
M: Pengukuran pengagihan kewangan
(a) Kos bahan dan alat
| Bil. | Bahan | Kuantiti | Kos seunit (RM) | Jumlah (RM) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kertas keras | 100 keping | 1.50 | 150.00 |
| 2 | Kertas warna lutsinar | 50 keping | 0.50 | 25.00 |
| 3 | Glu | 3 tiub | 3.00 | 9.00 |
| 4 | Cat penyembur | 2 tin | 6.00 | 12.00 |
| 5 | Riben | 2 gulung | 3.00 | 6.00 |
| 6 | Labuci | 2 paket | 3.00 | 6.00 |
| 7 | Gunting | 1 unit | 3.00 | 3.00 |
| 8 | Pengokot atau stapler | 1 unit | 4.80 | 4.80 |
| 9 | Pembaris | 1 batang | 1.20 | 1.20 |
| 10 | Pensel | 1 batang | 1.00 | 1.00 |
| 11 | Getah gelung | 1 paket | 2.00 | 2.00 |
| Jumlah | 220.00 | |||
(b) Kos upah = bilangan pekerja × masa × kadar upah sejam × bilangan hari
= 5 orang × 8 jam × RM5.00 × 2 hari = RM400.00
(c) Kos overhed (2 hari)
| Perkara | Kos/hari (RM) | Jumlah (RM) |
|---|---|---|
| Bil elektrik | 7.00 | 14.00 |
| Bil air | 4.00 | 8.00 |
| Bil telefon | 2.00 | 4.00 |
| Jumlah | 26.00 | |
Jumlah kos modal = kos bahan + kos upah + kos overhed
= RM220.00 + RM400.00 + RM26.00 = RM646.00
Kos pengeluaran sebuah bakul = RM646.00 ÷ 100 = RM6.46
Kos jualan = kos modal + peratus keuntungan = RM6.46 + RM6.46 (100% keuntungan) = RM12.92
A: Boleh dilaksanakan dan dicapai
Kos jualan − kos modal = keuntungan → RM12.92 − RM6.46 = RM6.46
R: Kesesuaian dengan kehendak pengguna
Bandingkan harga dengan produk yang seakan-akan sama dalam pasaran, supaya produk memenuhi keperluan pelanggan dan harganya tidak terlalu tinggi.
T: Tempoh masa dan sumber kewangan
Tempoh masa dan sumber kewangan berada dalam skop tugasan. Maklumat panduan tempoh masa ialah tarikh mula dan tarikh akhir.
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
2.1.7Pembentukan kumpulan kerja berdasarkan tugas dan peranan
Setiap ahli perlu tahu peranan dan tanggungjawab masing-masing.
Kelebihan pembentukan kumpulan kerja
| Individu | Pasukan |
|---|---|
| (a) Kurang tekanan dalam aspek pekerjaan. | (a) Memperoleh hasil yang optimum. |
| (b) Tanggungjawab akan dikongsi bersama-sama ahli kumpulan. | (b) Kejelekatan (rapat dan mesra) sesama ahli. |
| (c) Ahli memilih tanggungjawab yang lebih khusus/pakar. | (c) Komunikasi berlaku secara terbuka. |
| (d) Penghargaan dan iktiraf dikongsi bersama-sama. | (d) Penglibatan yang menyeluruh. |
| (e) Ahli pasukan berkeupayaan mempengaruhi ahli lain. | (e) Pengumpulan sumber dan memanfaatkannya secara maksimum. |
| (f) Pengalaman dan pengetahuan ahli boleh dikongsi bersama-sama. | (f) Peningkatan motivasi staf. |
Kelebihan pembentukan kumpulan kerja (Rajah 2.8, buku teks ms. 42).
Untuk melibatkan individu bekerja dalam pasukan:
| Perkara | Huraian |
|---|---|
| A. Memberi tugas yang mencabar | Ahli dapat memberikan sumbangan kepakaran dan kebolehan yang optimum. Tugasan diberi selaras dengan kemampuan mereka. |
| B. Menentukan pembentukan individu | (i) Pemilihan: memilih individu yang mempunyai kemahiran interpersonal dan teknikal. (ii) Latihan: diberikan secara terancang untuk meningkatkan kemahiran, komunikasi dan kemahiran lain. (iii) Ganjaran: menggalakkan persaingan sihat, contohnya kenaikan gaji, pangkat atau pengiktirafan. |
Pembentukan pasukan yang berkesan (sembilan langkah)
- Kepelbagaian ahli dalam pasukan.
- Bilangan ahli pasukan tidak terlalu besar.
- Pemilihan ahli dilakukan dengan teliti.
- Memberi latihan yang berterusan.
- Menerangkan matlamat pasukan dengan jelas.
- Sistem ganjaran yang sistematik.
- Menggunakan pengukur prestasi yang sesuai.
- Menggalakkan penyertaan ahli pasukan.
- Melaksanakan aktiviti pembentukan pasukan.
Contoh Struktur Pecahan Kerja (SPK): bakul serba guna
| Tugasan | Pengurus | Tadbir urus (setiausaha/bendahari) | Pereka bentuk | Pembangun mock-up |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Perbincangan dengan pelanggan | Mencari, mengiklan projek dan pelanggan | Perbincangan dengan pelanggan | Mendapatkan lakaran bersaiz, menyediakan bahan dan peralatan |
| 2 | Penentuan skop, projek dan penentuan masa | Menyelidik maklumat dan data berkaitan | Penyediaan pelbagai lakaran | Mengukur, menanda, memotong dan memasang |
| 3 | Pembahagian tugas ahli | Mendapat sumber dan penentuan kos | Menyediakan lakaran bersaiz | Menghasilkan mock-up atau model |
| 4 | Menganalisis maklum balas pelanggan untuk penambahbaikan versi yang berikutnya | Menyediakan dokumentasi dan persembahan | Menganalisis maklum balas pelanggan untuk penambahbaikan versi yang berikutnya | Menguji dan menganalisis |
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
Rumusan
| Topik | Isi penting |
|---|---|
| Takrif pengurusan projek reka bentuk | Proses kerja yang melibatkan skop kerja, tempoh masa dan kos projek. |
| Penjanaan idea | Meniru apa sahaja di persekitaran, menterbalikkan fungsi sesuatu alat, menukar saiz objek, menterbalikkan kedudukan. |
| Langkah pengurusan projek | Perancangan → penjadualan → pengawalan. |
| Tugas pengurus projek | Penentuan utama, penentuan subutama, pengelolaan aktiviti, matris organisasi atau pasukan. |
| Penjadualan | Blok hubungan aktiviti melalui rangkaian (milestone) dan carta Gantt atau carta bar. |
| Analisis perancangan dan jadual kerja | Tentukan aktiviti jadual, susunan aktiviti, anggaran sumber, anggaran tempoh masa, pembangunan jadual, anggaran kos dan penyediaan bajet. |
| Penyediaan anggaran kos | Kaedah unit/kuantiti dan konsep SMART. Kos modal = kos bahan + kos upah + kos overhed. |
| Pembentukan kumpulan kerja | Memberi tugas yang mencabar; pemilihan, latihan dan ganjaran; sembilan langkah membentuk pasukan yang berkesan. |