myUASAUlang kaji UASA
Reka Bentuk dan Teknologi nota, bab 2

Pengurusan projek

Buku teks Reka Bentuk dan Teknologi Tingkatan 1 KSSM (2016), halaman 30–47

Matlamat bab ini

  • Murid boleh mentakrifkan pengurusan projek reka bentuk, iaitu skop kerja, tempoh masa dan kos projek (2.1.1)
  • Murid boleh menjana idea reka bentuk untuk menyelesaikan masalah (2.1.2)
  • Murid boleh mengenal pasti langkah pengurusan pelaksanaan projek, iaitu perancangan, penjadualan dan pengawalan (2.1.3)
  • Murid boleh merangka perancangan projek, termasuk tugas pengurus projek, blok hubungan aktiviti dan carta Gantt (2.1.4)
  • Murid boleh menganalisis perancangan projek dan menyediakan jadual kerja (2.1.5)
  • Murid boleh menyediakan anggaran kos menggunakan kaedah unit/kuantiti dan konsep SMART (2.1.6)
  • Murid boleh merancang pembentukan kumpulan kerja berdasarkan tugas dan peranan (2.1.7)
Dua murid merancang projek di meja dengan komputer riba; awan fikiran bertulis Kos? dan Bahan?
Sebelum membuat projek, kita perlu fikir: apakah kerjanya, berapa lama, berapa kosnya dan apakah bahannya?

Foto: buku teks Reka Bentuk dan Teknologi Tingkatan 1, ms. 30.

Penghasilan reka bentuk perlu dirancang dengan baik supaya matlamat projek tercapai. Pengurusan projek melibatkan proses menentukan skop kerja, kos projek dan tempoh masa pelaksanaan, dari awal sehingga projek siap.

2.1.1Definisi pengurusan projek reka bentuk

Pengurusan projek reka bentuk merupakan aktiviti kerja yang melibatkan proses kerja, iaitu skop kerja, tempoh masa dan kos projek.

Ketua projek perlu menguruskan sumber, pengetahuan, kemahiran dan teknik dengan bijak. Ketiga-tiga komponen besar pengurusan ini dipersetujui bersama pelanggan.

Tiga bulatan bertindih: kos projek, skop kerja dan tempoh masa, dengan pengurusan projek di tengah
Tiga komponen pengurusan projek (Rajah 2.1, buku teks).
KomponenMaksud
Skop kerjaTerdiri daripada skop produk dan skop projek.
Skop produk: kualiti, ciri dan fungsi reka bentuk yang dikehendaki.
Skop projek: kepimpinan dan pengurusan terhadap masa, bahan, maklumat, ruang dan ahli kumpulan.
Tempoh masaTempoh yang ditetapkan untuk menyempurnakan sesuatu projek. Projek yang siap dalam tempoh yang dipersetujui menunjukkan pengurusan yang baik dan cekap.
Kos projekPeruntukan kewangan bagi menjayakan projek: pembayaran upah, pembelian bahan, peralatan, sewaan, insurans dan perbelanjaan mengurus projek.
Jangan tertukar: skop produk berkaitan dengan produk itu (kualiti, ciri, fungsi). Skop projek berkaitan dengan cara mengurus (kepimpinan, masa, bahan, ahli kumpulan).

Pengurusan projek reka bentuk yang baik melibatkan lima perkara:

Pengurusan projek reka bentuk di tengah dengan lima perkara di sekelilingnya
Pengurusan projek reka bentuk (Rajah 2.2, buku teks).

Pengurusan yang baik bermula daripada merancang aktiviti projek, menyediakan pelan atau lukisan reka bentuk produk dan menentukan bilangan produk. Kemudian, pelaksanaan dan sumber dikawal supaya produk menepati kualiti dan masa yang ditetapkan.

Menurut Henry Mintzberg, peranan pengurus adalah sebagai orang perantaraan, penyampai maklumat dan pembuat keputusan.
Nyatakan tiga komponen pengurusan projek reka bentuk. Kemudian, nyatakan sama ada "fungsi reka bentuk" termasuk dalam skop produk atau skop projek.
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
Skop kerja, tempoh masa dan kos projek. Fungsi reka bentuk termasuk dalam skop produk.

2.1.2Penjanaan idea reka bentuk untuk menyelesaikan masalah

Masalah dapat dikenal pasti melalui pembacaan, pengalaman orang lain, pengalaman diri sendiri, kajian, uji kaji, rungutan pengguna dan pemerhatian yang mendalam terhadap sesuatu suasana.

Idea reka bentuk produk dapat dijana melalui empat langkah:

A. Meniru apa sahaja yang terdapat di persekitaran dan menukarkannya ke dalam bentuk produk
Sarang burung tergantung dan buaian gantung berbentuk sarang
Bentuk sarang burung dijadikan reka bentuk buaian gantung.
B. Menterbalikkan fungsi sesuatu alat
Tayar lama dan tayar yang dijadikan pasu bunga gantung
Tayar berfungsi memudahkan pergerakan kenderaan. Fungsinya diterbalikkan menjadi pasu bunga.
C. Menukar saiz objek
Jalur Gemilang pada tiang bendera dan bendera kecil untuk kenderaan
Jalur Gemilang dikecilkan saiznya menjadi bendera yang boleh dikibarkan pada kenderaan.
D. Menterbalikkan kedudukan
Jaket biru dan jaket yang sama diterbalikkan menjadi baju hujan kuning
Bahagian dalam baju diterbalikkan ke luar dan mempunyai fungsi lain, iaitu sebagai baju hujan.

Foto: buku teks Reka Bentuk dan Teknologi Tingkatan 1, ms. 33–34.

Bezakan menterbalikkan fungsi (kegunaan alat berubah, contohnya tayar menjadi pasu) dengan menterbalikkan kedudukan (bahagian alat diterbalikkan, contohnya bahagian dalam baju menjadi bahagian luar).

Tahukah anda?

Idea kapal terbang bersayap dijana melalui pemerhatian sayap burung. Ini contoh meniru apa sahaja yang terdapat di persekitaran.
Kotak susu terpakai dipotong dan dijadikan bekas pensel. Apakah cara penjanaan idea yang digunakan?
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
Menterbalikkan fungsi sesuatu alat. Kotak itu dahulu mengisi susu, kini digunakan untuk menyimpan pensel.

2.1.3Langkah pengurusan pelaksanaan projek

Pengurusan pelaksanaan projek melibatkan langkah kerja untuk memperoleh peralatan, bahan dan kemahiran supaya projek dapat disiapkan. Pasukan projek ialah ahli yang paling utama dalam menjalankan ketiga-tiga peringkat pengurusan projek.

Tiga anak tangga: 1 Perancangan, 2 Penjadualan, 3 Pengawalan
Langkah pengurusan projek (Rajah 2.3, buku teks): perancangan, penjadualan, pengawalan.
Ingat urutan Ran – Jad – Wal: perancangan, penjadualan, pengawalan.
Pasukan projek merupakan sekumpulan ahli yang terlibat dalam kerja pembangunan projek. Ahlinya boleh terdiri daripada orang di dalam atau di luar organisasi. Mereka mempunyai kepakaran, pengetahuan dan pengalaman yang berkaitan dengan projek.

Organisasi projek perlu dibentuk untuk memudahkan pelaksanaan. Jadual perancangan juga perlu disediakan supaya projek berjalan lancar dan sempurna.

Carta organisasi: Pengurus Eksekutif di atas, lima bahagian di bawahnya dan empat pasukan di baris bawah
Carta organisasi atau pasukan pengurusan projek dalam bidang industri (Rajah 2.4, buku teks).

Di peringkat sekolah, pasukan projek boleh terdiri daripada pengurus projek, setiausaha, bendahari, pereka bentuk dan pembangun mock-up atau model. Ahli pasukan saling bergantung antara satu dengan lain untuk menjayakan projek.

Carta organisasi pasukan projek di sekolah: pengurus projek, setiausaha, bendahari, pereka bentuk, pembangun mock-up atau model
Carta organisasi pasukan projek di sekolah (Rajah 2.5, buku teks).

Rajah: buku teks Reka Bentuk dan Teknologi Tingkatan 1, ms. 35.

Namakan lima ahli dalam pasukan projek di sekolah.
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
Pengurus projek, setiausaha, bendahari, pereka bentuk dan pembangun mock-up atau model.

2.1.4Merangka perancangan projek

A. Perancangan projek

Perancangan projek ialah peringkat pengurusan projek yang paling utama dan menjadi penentu objektif sesuatu projek.

Perancangan projek yang baik dapat:

  • memastikan objektif tercapai,
  • mengelakkan pembaziran sumber, dan
  • mencegah gangguan.

Tugas pengurus projek (eksekutif) bersama-sama ahlinya ialah:

TugasApa yang dilakukan
i. Penentuan utamaMenetapkan tujuan projek dan objektif yang hendak dicapai. Mengenal pasti pelanggan, tempoh menyiapkan projek, kos, serta kuantiti dan kualiti yang dikehendaki.
ii. Penentuan subutamaPerancangan lebih terperinci: sumber kewangan, keperluan tenaga kerja atau pakar, dokumen perjanjian, syarat serta keselamatan, dan risiko. Juga merancang pengeluaran dan pemasaran produk.
iii. Pengelolaan aktivitiMelaksanakan aktiviti membuat produk, seperti penyediaan brief reka bentuk, penyediaan bahan, konsep reka bentuk serta aliran wang tunai.
iv. Matris organisasi atau pasukanMembentuk pasukan untuk tugas khas. Ahlinya daripada pelbagai latar belakang dan jabatan, seperti kejuruteraan, pemasaran dan pengeluaran.
Kata kunci: tujuan dan objektif → penentuan utama; risiko, kewangan, perjanjian → penentuan subutama; brief, bahan, aliran wang → pengelolaan aktiviti; bentuk pasukan → matris organisasi.

B. Penjadualan

Penjadualan masa disediakan untuk menunjukkan anggaran jangka masa yang ditetapkan bagi menyiapkan projek.

Tujuan penjadualan di tengah dengan empat tujuan di sekelilingnya
Tujuan penjadualan (Rajah 2.6, buku teks).

Penjadualan boleh dibuat dengan dua cara:

i. Blok hubungan aktiviti melalui rangkaian: menunjukkan perjalanan aktiviti dari satu peringkat ke peringkat lain. Milestone ialah penanda atau perkara yang bakal berlaku mengikut urutan, contohnya aktiviti yang bakal dilalui dalam tempoh masa tertentu.

Minggu 1 perbincangan konsep, minggu 2 lakaran idea, minggu 3 membuat model, diakhiri dengan milestone
Blok hubungan aktiviti melalui rangkaian (Rajah 2.7, buku teks).

ii. Carta Gantt atau carta bar: setiap aktiviti projek ditunjukkan bersama-sama tempoh masa perjalanannya. Melalui carta ini, ahli pasukan, khususnya pengurus, dapat mengenal pasti perkembangan dan kedudukan projek dengan cepat melalui gambaran grafik berjadual.

Carta Gantt sepuluh aktiviti projek bakul selama sembilan minggu
Contoh carta Gantt bagi projek pembinaan bakul (Jadual 2.1, buku teks).

Cara membaca carta Gantt

  • Baris = aktiviti; lajur = minggu. Tanda menunjukkan minggu aktiviti itu dijalankan.
  • Kira tanda untuk mendapat tempoh: "Memasang bakul" ditanda pada minggu 6, 7 dan 8, jadi tempohnya 3 minggu.
  • Aktiviti pada lajur yang sama berjalan serentak: pada minggu 5, "Membuat pesanan", "Mendapatkan bekalan bahan" dan "Menanda, mengukur, memotong" berjalan serentak.
  • Keseluruhan projek bakul mengambil masa 9 minggu.
Carta Gantt mesti ada aktiviti dan tempoh masa (minggu atau bulan). Kos dan nama ahli bukan elemen utama carta Gantt.

C. Pengawalan

Pengawalan dilakukan sepanjang proses menyiapkan projek. Ia merangkumi pengawalan sumber, kos, kualiti dan belanjawan, terutamanya ketidakpatuhan terhadap penjadualan, kos, piawaian kualiti dan belanjawan.

Tujuan peringkat pengawalan adalah untuk memastikan:

  1. semua aktiviti yang dikenal pasti dilakukan secara optimum,
  2. semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa yang telah ditetapkan,
  3. sumber-sumber yang diperlukan dikenal pasti,
  4. perubahan dalam penjadualan dibuat sekiranya berlaku sebarang perubahan atau pembaharuan terhadap projek.
Berdasarkan carta Gantt projek bakul, berapa minggukah tempoh aktiviti "Menanda, mengukur, memotong"? Aktiviti manakah dijalankan pada minggu 8 sahaja?
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
3 minggu (minggu 5, 6 dan 7). "Kemasan/mengecat" dijalankan pada minggu 8 sahaja.

2.1.5Analisis perancangan projek dan jadual kerja

Menganalisis perancangan projek bermaksud mengenal pasti segala aktiviti yang terlibat dalam pembangunan projek. Perkara utama yang perlu dilakukan ialah menyediakan jadual kerja.

Garis panduan penjadualan projek (enam langkah):

LangkahHuraian
1. Menentukan aktiviti jadualSkop kerja ditentukan mengikut Struktur Pecahan Kerja. Contoh: pembangun model rumah api perlu mendapatkan lakaran bersaiz, mengukur, menanda, memotong dan mencantum.
2. Menyusun aktiviti mengikut keperluanAktiviti dibuat secara berturutan supaya tidak mengganggu perjalanan projek. Contoh: menyediakan lakaran sebelum menyediakan bahan. Ada juga aktiviti yang dilakukan serentak.
3. Menganggarkan sumber yang diperlukan untuk aktivitiSumber manusia, bahan dan peralatan bagi setiap aktiviti.
4. Menganggarkan tempoh masa untuk sesuatu aktivitiBergantung pada mudah atau kompleks tugasan. Murid boleh mendapatkan pandangan guru mata pelajaran.
5. Membangunkan jadualAktiviti disenaraikan dalam jadual kerja bersama tempoh masa (mingguan atau bulanan), disusun mengikut keutamaan.
6. Menganggarkan kos dan menyediakan bajetMengira kos modal (kos bahan, alatan, upah dan kos overhed), kemudian menyediakan bajet mengikut bilangan produk.
Struktur Pecahan Kerja (SPK) ialah pecahan tugas secara tersusun yang dibahagikan mengikut skop kerja. Tujuannya untuk membantu pengurus melihat dengan lebih jelas keseluruhan aktiviti yang akan dijalankan.
Jadual kerja digunakan sebagai asas untuk memantau dan mengawal pelaksanaan aktiviti supaya mengikut urutan.
Susun tiga langkah ini mengikut garis panduan penjadualan: (P) Membangunkan jadual, (Q) Menentukan aktiviti jadual, (R) Menganggarkan tempoh masa untuk sesuatu aktiviti.
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
Q → R → P (langkah 1, 4, 5).

2.1.6Penyediaan anggaran kos

Penyediaan anggaran kos wajib dilakukan oleh perunding bahan, iaitu tempat rujukan kepada pihak pelanggan. Perunding bahan menyediakan peruntukan kewangan kepada pereka bentuk sebelum reka bentuk dihasilkan.

Terdapat dua kaedah menyediakan anggaran awal kos: kaedah unit/kuantiti dan konsep SMART.

A. Kaedah unit/kuantiti

Anggaran mengikut kuantiti barangan atau perkhidmatan, berdasarkan bilangan unit pengguna (contohnya bilangan murid di sekolah, jemaah di masjid atau kerusi di stadium).

Contoh pengiraan

Kos penyediaan satu barangan ialah RM100.00. Jumlah barangan yang dikehendaki ialah 50 buah.
Kos anggaran awal = RM100.00 × 50 unit = RM5 000.00
Kelebihan
Pantas dan mudah difahami.
Kelemahan
Tidak begitu tepat; tidak mengambil kira keseluruhan kos, seperti kos penghantaran.

B. Konsep SMART

HurufMaksudDalam contoh bakul
S (Specify)Penetapan tujuan atau objektif projekTujuan projek
M (Measurable)Pengukuran pengagihan kewangan dalam kos-kos yang terlibatPengukuran pengagihan kewangan
A (Attainable)Projek boleh dilaksanakan dari sudut keupayaan kewangan dan tenaga kerjaBoleh dilaksanakan dan dicapai
R (Realistic)Kesesuaian dengan kehendak pengguna dan dianalisis sama ada kehendak mereka mencapai tujuan projekKesesuaian dengan kehendak pengguna
T (Time-Bound)Masa dan sumber kewangan mencukupi untuk menyiapkan projekTempoh masa dan sumber kewangan

Contoh aplikasi SMART: bakul serba guna (buku teks ms. 41–42)

S: Tujuan projek
Nama projek: Bakul serba guna · Tujuan: Hadiah Hari Guru · Bilangan: 100 unit · Sasaran: Guru Sekolah Menengah

M: Pengukuran pengagihan kewangan

(a) Kos bahan dan alat

Bil.BahanKuantitiKos seunit (RM)Jumlah (RM)
1Kertas keras100 keping1.50150.00
2Kertas warna lutsinar50 keping0.5025.00
3Glu3 tiub3.009.00
4Cat penyembur2 tin6.0012.00
5Riben2 gulung3.006.00
6Labuci2 paket3.006.00
7Gunting1 unit3.003.00
8Pengokot atau stapler1 unit4.804.80
9Pembaris1 batang1.201.20
10Pensel1 batang1.001.00
11Getah gelung1 paket2.002.00
Jumlah220.00

(b) Kos upah = bilangan pekerja × masa × kadar upah sejam × bilangan hari
= 5 orang × 8 jam × RM5.00 × 2 hari = RM400.00

(c) Kos overhed (2 hari)

PerkaraKos/hari (RM)Jumlah (RM)
Bil elektrik7.0014.00
Bil air4.008.00
Bil telefon2.004.00
Jumlah26.00

Jumlah kos modal = kos bahan + kos upah + kos overhed
= RM220.00 + RM400.00 + RM26.00 = RM646.00

Kos pengeluaran sebuah bakul = RM646.00 ÷ 100 = RM6.46

Kos jualan = kos modal + peratus keuntungan = RM6.46 + RM6.46 (100% keuntungan) = RM12.92

A: Boleh dilaksanakan dan dicapai
Kos jualan − kos modal = keuntungan → RM12.92 − RM6.46 = RM6.46

R: Kesesuaian dengan kehendak pengguna
Bandingkan harga dengan produk yang seakan-akan sama dalam pasaran, supaya produk memenuhi keperluan pelanggan dan harganya tidak terlalu tinggi.

T: Tempoh masa dan sumber kewangan
Tempoh masa dan sumber kewangan berada dalam skop tugasan. Maklumat panduan tempoh masa ialah tarikh mula dan tarikh akhir.

Kos seunit dalam contoh ini ialah kos modal dibahagi dengan bilangan produk (100 unit), bukan kos bahan sahaja. Tambah kos upah dan kos overhed dahulu.
Tentukan peratus keuntungan dengan berpatutan. Peratus keuntungan yang terlalu tinggi akan meningkatkan harga produk.
Kos modal 40 buah kotak tisu ialah RM160.00. Hitung kos pengeluaran sebuah kotak tisu dan kos jualannya jika keuntungan ialah 50%.
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
Kos sebuah = RM160.00 ÷ 40 = RM4.00. Keuntungan 50% = RM2.00. Kos jualan = RM4.00 + RM2.00 = RM6.00.

2.1.7Pembentukan kumpulan kerja berdasarkan tugas dan peranan

Kumpulan kerja ialah ahli pasukan dalam sesuatu unit organisasi. Setiap individu membantu dan bekerjasama, berkongsi maklumat, mempunyai matlamat yang sama dan berkomunikasi.

Setiap ahli perlu tahu peranan dan tanggungjawab masing-masing.

Kelebihan pembentukan kumpulan kerja

IndividuPasukan
(a) Kurang tekanan dalam aspek pekerjaan.(a) Memperoleh hasil yang optimum.
(b) Tanggungjawab akan dikongsi bersama-sama ahli kumpulan.(b) Kejelekatan (rapat dan mesra) sesama ahli.
(c) Ahli memilih tanggungjawab yang lebih khusus/pakar.(c) Komunikasi berlaku secara terbuka.
(d) Penghargaan dan iktiraf dikongsi bersama-sama.(d) Penglibatan yang menyeluruh.
(e) Ahli pasukan berkeupayaan mempengaruhi ahli lain.(e) Pengumpulan sumber dan memanfaatkannya secara maksimum.
(f) Pengalaman dan pengetahuan ahli boleh dikongsi bersama-sama.(f) Peningkatan motivasi staf.

Kelebihan pembentukan kumpulan kerja (Rajah 2.8, buku teks ms. 42).

Untuk melibatkan individu bekerja dalam pasukan:

PerkaraHuraian
A. Memberi tugas yang mencabarAhli dapat memberikan sumbangan kepakaran dan kebolehan yang optimum. Tugasan diberi selaras dengan kemampuan mereka.
B. Menentukan pembentukan individu(i) Pemilihan: memilih individu yang mempunyai kemahiran interpersonal dan teknikal.
(ii) Latihan: diberikan secara terancang untuk meningkatkan kemahiran, komunikasi dan kemahiran lain.
(iii) Ganjaran: menggalakkan persaingan sihat, contohnya kenaikan gaji, pangkat atau pengiktirafan.

Pembentukan pasukan yang berkesan (sembilan langkah)

  1. Kepelbagaian ahli dalam pasukan.
  2. Bilangan ahli pasukan tidak terlalu besar.
  3. Pemilihan ahli dilakukan dengan teliti.
  4. Memberi latihan yang berterusan.
  5. Menerangkan matlamat pasukan dengan jelas.
  6. Sistem ganjaran yang sistematik.
  7. Menggunakan pengukur prestasi yang sesuai.
  8. Menggalakkan penyertaan ahli pasukan.
  9. Melaksanakan aktiviti pembentukan pasukan.

Contoh Struktur Pecahan Kerja (SPK): bakul serba guna

TugasanPengurusTadbir urus (setiausaha/bendahari)Pereka bentukPembangun mock-up
1Perbincangan dengan pelangganMencari, mengiklan projek dan pelangganPerbincangan dengan pelangganMendapatkan lakaran bersaiz, menyediakan bahan dan peralatan
2Penentuan skop, projek dan penentuan masaMenyelidik maklumat dan data berkaitanPenyediaan pelbagai lakaranMengukur, menanda, memotong dan memasang
3Pembahagian tugas ahliMendapat sumber dan penentuan kosMenyediakan lakaran bersaizMenghasilkan mock-up atau model
4Menganalisis maklum balas pelanggan untuk penambahbaikan versi yang berikutnyaMenyediakan dokumentasi dan persembahanMenganalisis maklum balas pelanggan untuk penambahbaikan versi yang berikutnyaMenguji dan menganalisis
Setiap pengurus projek perlu mempunyai ciri keusahawanan: bijak mengurus, berfikir ke hadapan, berinspirasi, berkarisma, bijak berkomunikasi dan bersikap empati.
Ali pandai melukis dan teliti mengukur. Siti mahir mengira wang dan menyimpan rekod. Cadangkan peranan yang sesuai untuk setiap seorang dalam pasukan projek sekolah.
Tunjuk jawapanSembunyi jawapan
Ali: pereka bentuk (menyediakan lakaran) atau pembangun mock-up/model. Siti: bendahari (mendapat sumber dan menentukan kos).

Rumusan

TopikIsi penting
Takrif pengurusan projek reka bentukProses kerja yang melibatkan skop kerja, tempoh masa dan kos projek.
Penjanaan ideaMeniru apa sahaja di persekitaran, menterbalikkan fungsi sesuatu alat, menukar saiz objek, menterbalikkan kedudukan.
Langkah pengurusan projekPerancangan → penjadualan → pengawalan.
Tugas pengurus projekPenentuan utama, penentuan subutama, pengelolaan aktiviti, matris organisasi atau pasukan.
PenjadualanBlok hubungan aktiviti melalui rangkaian (milestone) dan carta Gantt atau carta bar.
Analisis perancangan dan jadual kerjaTentukan aktiviti jadual, susunan aktiviti, anggaran sumber, anggaran tempoh masa, pembangunan jadual, anggaran kos dan penyediaan bajet.
Penyediaan anggaran kosKaedah unit/kuantiti dan konsep SMART. Kos modal = kos bahan + kos upah + kos overhed.
Pembentukan kumpulan kerjaMemberi tugas yang mencabar; pemilihan, latihan dan ganjaran; sembilan langkah membentuk pasukan yang berkesan.